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石油多种经营企业物资采购质量管理

 一、前言 
  石油企业近年来不仅面临着市场竞争日益激烈的严峻局面,同时石油供需矛盾也在不断突出和激化,如何在发展难题面前实现突破,寻求新出路成为企业管理者最为棘手的头等大事。目前看来,多种经营这种新的发展模式对于石油企业来说未尝不是一件有利的事情,但想要真正实现在多种经营运作下为企业带来效益提升和市场扩展,我们就仍然需要回到内部管理这个大问题上。石油多种经营企业的内部管理目前面临的一个突出问题,就是物资采购,过去的采购活动品类单一,监管工作相对简单。多种经营模式下,物资采购种类急剧增多,物资采购的质量监控变成了一件复杂的事情。但物资采购质量管理工作如果不能落实到位,将直接影响整个企业的运作和效益实现,所以,我们应该加大工作力度在这一方面。 
  二、石油多种经营企业物资采购质量管理重要性阐释 
  物资采购质量管理的重要性不仅体现在能够节约企业物资采购成本,提升财务管理工作质量。同时,也能体现在以下几个重要方面: 
  1.物资采购的质量 
  关系着企业生产经营活动是否能够有序进行,如果所采购物资质量差,不仅会影响业务开展,同时也可能會给生产人员在工作中带来危险,而对于一些产品质量不达标的物资,长期接触甚至会让接触人员患病。这种情况尤其容易出现在石油化工企业物资使用过程中,所以必须严格管理,确保物资质量和安全性。 
  2.物资采购质量管理 
  不仅仅在于核查所采购物资的质量和数量,同时也需要加强物资采购规模和采购频率的把关。通过对物资采购批次和采购周期等相关数据的及时掌握,企业管理者能够更加准确的掌握到物资使用情况及各部门的业务开展具体情况,以及物资在使用过程中的价值创造情况,从而实现对企业内部管理的精细化控制,提升管理效率。 
  3.把关物资采购质量 
  能够让管理者更清楚物资采购的具体细节,规格、数量、性能及其他相关属性,有利于管理者更准确的进行细节管理,同时,通过对物资需求部门及业务的深入分析,及时发现物资采购过程中是否存在不合理、不适用等问题,避免资金浪费,也避免不适用物资投入生产以后给企业带来的更大经济损失和运作风险。 
  三、企业物资采购质量管理工作现状 
  石油多种经营企业的物资采购相对于单纯石油企业来说更具复杂性和管理难度,当前,企业在物资采购质量管理上面仍然存在一些突出问题亟待解决。归纳起来主要包括了这样几个方面: 
  1.对供应商的考核及选择不够严格规范 
  虽然现在在选择供应商的时候也会考察产品质量和企业资质,但工作不够踏实,考察不够深入,尤其是在各类证照审核工作当中过于马虎。出现这种问题的原因是多方面的。一方面是考核人员专业素质不高,知识掌握不够全面,同时对于企业考核的重视程度也不足,所以工作往往走马观花看个大概了事;另一方面,也是企业所面临的竞争压力大,企业物资需求量不断增大了物资价格不断上涨之间存在激烈矛盾,物资采购时间紧任务重,从而放松了对供应商的考核把关力度。 
  2.物资采购分散,质量管理难度大 
  大多数企业的物资采购都呈现出分散状态,部门自行采购的现象比较普遍,虽然也会将采购需求和采购品类、规格进行上报,但管理层往往只是例行公事查看,并未起到监督约束的作用。之所以管理力度不大,尤其是多种经营企业物资采购,各业务部门的自主性更大,这种问题往往是由于上级领导并不熟悉具体业务的生产及运作流程,对于专业物资采购缺乏了解认识,于是放权给业务部门自行处理。这种缺乏统一监管的问题,也就极易引发物资采购管理的无序和质量管理不力。 
  四、加强企业物资采购质量管理的应对措施 
  前文我们对当前企业物资采购质量管理的现状进行了总结,也将容易发生质量管理问题的方面进行分析,想要切实改善企业在物资采购方面的质量管理工作现状、提升管理质量,就必须从管理制度入手,同时结合人员队伍建设以及监管机制建设。 
  1.加强管理意识 
  物资采购可以说对于一切企业的经营活动和生产都具有非常重要的影响,但大多数企业却对这一方面的工作并不重视,或者意识存在偏差,要么只关注价格,要么只关注品质,从而让企业要么陷入成本危机,要么陷入信誉危机。对此我们应该首先加强自己在物资采购方面的科学意识树立,要价格与品质并重,同时重视物资采购质量管理长效机制建立。尤其是企业管理层和领导层应该以身作则,带动整个企业参与到加强物资采购质量监管的工作当中来。 
  2.物资采购质量监管体系建设 
  油田多种经营企业的物资采购质量监管,不仅仅是一个部门或几个工作人员就能够完成的系统性管理工作,它必须建立在一个专门化的管理机构和专门管理人员队伍的基础之上。监管体系建设应该包括机构设置、供应商考核机制以及采购过程监管体系等诸多方面。 
  (1)物资采购质量监管小组 
  物资采购质量监管需要拥有自己的专门管理机构,并配备具备专业知识的管理人员。以专门机构的形式进行物资采购质量监管,一方面能够让管理更具规范性与严肃性;另一方面,专人专岗进行管理工作,能够避免岗位交叉和权责划分不明,能够让管理人员全身心投入物资采购质量监管工作当中。同时,独立的运作部门也能够有效避免管理人员参与其他管理工作而干扰质量监管工作的有序与客观。对于油田多种经营企业来说,物资采购种类多样、供应商数量庞大,专门化监管更具有其重要意义。此外,针对物资采购所涉及到的合同管理问题以及所可能隐藏的法律风险,监管小组还应配备熟悉物资采购及相关合同文书的法律专门人员随时提供意见与进行咨询,确保管理小组的工作能够更全面、完整和专业。
(2) 物资采购质量监管制度体系 
  物资采购质量监管不仅仅应该停留对产品本身的质量检测上面,同时还要对供应商的各项情况数据有一个全面了解。此外,质量监管也不能够只是在采购行为发生之前开展,还需要有一个长效的常态化的监管流程,以确保物资采购能够始终符合企业的物资需求、切实保证产品质量。首先,要进行供应商资质审查和产品质量检测项目表编制。供应商资质审查项目表应包括各项证照的核查(经营执照、产品生产许可证、产品执行标准、质量说明书等等),产品质量检查项目表应包括产品规格、批次、生产设备状况、历史生产次品率、成本以及历史销售情况和售后服务情况等,确保物资采购能够得到全方位的服务和品质保障。其次,为了实现企业物资采购的无忧和对供应商充分的选择性。我们还应该对存在合作可能的供应商进行跟踪了解及数据收集,并将审查合格的准供应商列在备选名录之中,并定期复查。这样不仅能够确保企业随时都能够进行供应商的更换以保证物资采购质量,还能够让合作供应商提高自我管理和质量管理意识,维持双方的长期的良性合作关系。 
  (3)加强合同管理,防控管理风险 
  合同管理是提高物资采购风险防控工作质量的重要一步,合同风险主要包括了合同执行不力给企业造成的管理风险,以及合同条款本身权责不明、责任不清给企业或者给双方造成的经济与法律风险。面对此种情况,加强合同管理刻不容缓。 
  首先,合同条款草拟阶段,要秉承合同双方自觉自愿且能够维护双方合法权益的原则进行合同条款的商议与草拟。双方不得已任何原因隐瞒可能给对方造成影响的任何问题。这一点对于进行物资采购活动的企业来说同样重要。在具体采购活动当中存在着这样一种现象,采购人员只会关心对自己不利的因素,而不会重视供应商的利益是否得到了保障,甚至会故意隐瞒对供应商不利的信息,最终给供应商造成经济损失。这种不良的合作心态万不可取,长此以往会极大损害企业的社会形象和声誉,无法和供应商建立起良好的合作关系。 
  其次,在合同条款草拟期间,要随时针对可能涉及法律风险的部分严格把关,法律风险防不胜防,尤其是在没有法律专门人士在场的情况下,往往会因为疏忽大意而留下法律风险隐患和漏洞,这种问题不仅对企业本身有害,对于供应商来说也是十分不利的。所以,法律咨询人员的存在,不仅应该本着维护企业自身合法利益不受侵害的原则,同时也应该维护供应商合法权益,积极促进双方合作关系良性发展。 
  再次,在合同草拟完成之后的合同审核阶段,要特别重视几个方面的内容审核:第一,采购合同是否能够维护企业自身的经济利益,是否能够促进企业的节能減耗和成本控制工作。第二,该合同是否充分体现了采购行为的各个环节与流程,并是否提现了各环节流程的质量监控,并提出了切实可行的执行措施,以及是否包含了全部在执行过程中出现质量问题之后的权责划分及责任归属。第三,也是最重要的一点,法律咨询人员应结合物资采购实际需求和企业自身情况,通审整个合同,以确保每一项条款都符合国家法律规定,避免出现纠纷时因合同本身存在违规而无法诉诸法律的尴尬局面发生,维护企业的权益不受侵害。 
  (4)风险预警机制建设 
  物资采购质量管理不仅仅只是采购环节,它还应该包括供应商调查、产品质量检测、采购、运输、保管、使用等诸多环节。为了确保这诸多环节都能够有效落实管理、提升质量。我们应该对整个物资采购建立完全风险预警机制,并不在上述各环节设置24小时数据收集与分析监控机制,并将所收集数据信息进行安全、预警、风险三个级别的评级,对预警和风险级别数据及时响应,采取应对措施以降低风险实际发生的可能性,维护企业权益。例如供应商证照提供不积极、产品次品率过高等,都应被列为预警和风险级别,管理者可采取暂停采购或更换供应商的方式进行风险排除,以维护企业自身利益。 
  参考文献: 
  [1]夏玲.企业物资采购成本管理与控制探究[J].工程技术.2017.1. 
  [2]吴孝强,黄晶.石化企业物资采购质量管理探讨[J].石油石化物资采购.2015.5.
浏览次数:  更新时间:2017-10-20 12:15:32
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